שנת 2022 מעבר לפינה

וואו, דצמבר! אנחנו כבר עמוק לתוך השנה העברית ושנת הלימודים החדשה, ורגע לפני סיום שנת העסקים ותחילתה של השנה הבאה. הסתיו מאחורינו, אפילו חנוכה כבר עבר, ולפנינו פרוש רבעון מושלם לפעילות עסקית רציפה.

ברבעון האחרון הצטרפו לשמחתי כמה לקוחות חדשים, ביניהם – חברת סטארט-אפ בה אני משמש מנהל מערכות מידע, מפעל ריהוט שנמצא בשלבי צמיחה ובניית תשתית, תהליכים ומערכות, חברת אלקטרוניקה שעומדת לפני החלפת מערכת ERP, ועוד.

סגנון העבודה משתנה מלקוח ללקוח, ואני נהנה מהמעברים האלה והאתגרים שהם מביאים איתם.

בנוסף, אני משתתף בקבוצה נפלאה של עצמאיות. יש לנו מפגש זום אחת לשבועיים, קבוצת ווטסאפ פעילה בין לבין, ואני נהנה להיעזר ולעזור באתגרים שהעצמאות מביאה איתה.

אני מאוד שמח שהגעת לקרוא את הפוסט הזה. הנה מה שמחכה לך כאן הפעם:

• שיתוף על שגרת העבודה היומית שלי וכמה טיפים

• סיפור על כרטיסי טיסה לקיץ הבא ואיך זה קשור למערכות מידע

• מונח חדש מעולם מערכות המידע (ולא רק) ששווה לך להכיר

• המלצות ממני, בכל מיני תחומים

אז איך נראה יום עבודה שלי?

כמו לא מעט א.נשים בשנתיים האחרונות, אני עובד מהבית. יום בשבוע אני עובד ממשרדי אחד הלקוחות שלי, בין לבין יוצא לפגישות, אבל רוב הזמן – אני במשרד הביתי והנעים.

שגרת העבודה היומית שלי נראית בגדול ככה: קפה, עבודה, קפה, עבודה, ארוחת צהריים, עבודה, סגירת יום.

לשמחתי, בארוחות הצהריים אני נהנה מחברת הבנות (או לפחות אחת) ובחלק מהימים גם אשתי איתנו.

שגרה כזו לא דמיינתי בעבר, ואני מאוד שמח על הזמן המשותף שלנו.

ללא ספק, העבודה מהבית דרשה ממני הסתגלות בשלב הראשון, אבל עכשיו, שנתיים פלוס לתוך חיי החדשים, אני מרגיש שחל אצלי שינוי חיובי.

עם כל ההנאה, עבודה מהבית עלולה להיות מאתגרת מכל מיני בחינות. יש כמה דברים שעוזרים לי לשמור על שגרת עבודה יעילה ונעימה, אולי הם יעזרו גם לך:

• שמירה על גבולות הזמן – אני מקפיד על שעות עבודה יציבות וברורות, מתיישב ליד המחשב באותן שעות מדי יום ומקפיד גם לעזוב את המחשב בשעה קבועה. בסביבה הביתית תמיד יש הסחות, ושמירה על לו"ז קבוע עוזרת לי להישאר ממוקד.

• סביבת עבודה מוגדרת – למרות הפיתוי לעבוד מהספה, הגעתי למסקנה שכאשר אני עובד בסביבה שנראית כמו "משרד" אני יותר פרודוקטיבי ופחות נתון להסחות.

• להתלבש לעבודה ולא להישאר בפיג'מה – אני מתייחס למשרד הביתי ממש כמו משרד חיצוני, קם בבוקר, מתארגן לעבודה ו"יוצא". זה נשמע פרט טכני אבל הוא לגמרי מהותי מבחינתי. הלבוש משפיע על הלך הרוח הכללי.

כרטיסי טיסה לקיץ הבא, ואיך זה קשור למערכות מידע

בקיץ הבא נטוס לטיול משפחתי בארה"ב והרי הרוקי'ז הקנדיים, לקראת הגיוס של ביתי הבכורה. עדיין אין לי מושג מה יהיה המסלול שלנו, אבל קודם כל סגרתי טיסות. נכון, קצת מלחיץ לסגור טיסות הרבה זמן מראש ובחוסר ודאות כל כך גדול (ואף מילה על הקורונה), אבל הטיסה היא המרכיב היקר והמסובך ביותר בחופשה מהסוג הזה, כך שכל בירור אחר לא רלוונטי עד שהטיסה סגורה.

בחירת טיסה היא לא מהלך טכני בלבד, יש בה מגוון פרמטרים – החל מהמחיר, דרך משך הטיסה, חיבור לטיסות המשך, תזמון ועוד. ואיך זה קשור למערכות מידע?

אחד התהליכים המעניינים ביותר שאני חווה עם לקוחות, הוא תהליך בחירת / החלפת מערכת מידע ארגונית.

מערכות מידע ארגוניות (או בשמן הרשמי – ERP - Enterprise Resource Planning) מגיעות במגוון גדול מאוד, ולבחור מערכת זו משימה לא פשוטה בכלל. התפקיד שלי הוא להוביל את תהליך בחירת המערכת, להבין את הצרכים של הארגון ומתוכם לגזור את הפרמטרים לבחירתה.

זה מה שמוביל אותנו ישירות למונח שרציתי להסביר היום:

RFP

ראשי התיבות RFP הן Request for Proposal – בקשה להצעת מחיר.

בויקיפדיה הגדירו כך – "מסמך פיזי או אלקטרוני המפרט את המוצרים והשירותים הנדרשים, את המפרט הטכני שלהם, מועדי האספקה וכל פרט רלוונטי אחר הדרוש לספק לצורך תמחור והגשת הצעת מחיר. RFP ‏הוא מסמך בלתי מחייב שנועד לקבלת מידע ומחירים."

כשלקוח מבקש הצעת מחיר לשירותי מערכות מידע, אני שואל שאלות שיעזרו לי להבין מה הצרכים שלו, חושב מהו תהליך העבודה המתאים ומכין את ההצעה. הלוואי והתהליך הזה היה כל כך פשוט כשזה מגיע למערכות עצמן.

נניח שארגון מסוים החליט להחליף את מערכת המידע. הוא פונה למספר ספקים ומקבל הצעות מחיר, אחת זולה, אחת יקרה, ואחת ביניהן. האם אפשר לבחור רק על סמך המחיר? כמובן שלא, צריך לבדוק מה מציע כל ספק.

מסמך RFP הוא הפיתרון. זה מסמך ארוך (לדוגמה – לאחרונה כתבתי מסמך בן 12 עמודים) בו מופיעים כל הפרמטרים שחשוב לארגון שההצעה תתייחס אליהם. על בסיס המסמך הזה – יתקבלו הצעות מחיר ומתוכן תיבחר המערכת המתאימה.

חשוב להבין ששירותים, בניגוד למוצרים, הם דבר מאוד גמיש. אין חומר שמגביל אותנו. זו הסיבה שבניית מסמך RFP חשובה כל כך. זה לא "מוצר מדף".

מה הכי חשוב בתהליך כתיבת RFP:

1. היכרות עמוקה ורחבה עם הלקוח שאני עובד בשבילו. מה הצרכים שלו? מה חשוב ומה פחות?

2. דיוק בכתיבת המסמך, שמצד אחד יכיל את כל הפרטים ומצד שני לא יהיה עמוס במידע מיותר.

3. השוואה נוחה בין הספקים – למשל, לבקש שהצעת המחיר תתקבל בפורמט מסוים, בשיטת תמחור דומה או במונחים דומים. אם ספק אחד מתמחר לפי כמות עובדים והשני מתמחר לפי משך השימוש – איך אוכל להשוות?

4. הכנת הספקים מראש שבקרוב יפורסם RFP. אין צורך באפקט הפתעה.

5. קריאה מודרכת של המסמך עם הלקוח ואישור שלו. המסמך לא קצר ויש בו מונחים מקצועיים, הרבה אנשים מתייאשים אבל חייבים להתעכב עליו כדי לוודא שכולם מבינים את המשמעויות.

הכנת מסמך RFP איכותי תמנע שיבושים אפשריים – כמו בחירת מערכת לא מתאימה, זליגה בתקציב, זליגה בלוחות הזמנים ועוד.

אם יש לך צורך בהחלפת מערכת מידע – מזמין אותך להתייעץ איתי מאיפה כדאי להתחיל.

סיכום

תמיד הסוף מגיע כל כך מהר! גם סוף השנה, דרך אגב. 2022 כבר מעבר לפינה.

בעולם מערכות המידע, כמו בתחומים שונים, זה הזמן לבנות את תוכנית העבודה לשנה הבאה.

אני ממליץ להסתכל אחורה - אילו פרויקטים התחלת השנה וצריך לסיים בשנה הבאה?

וקדימה – אילו פרויקטים חדשים יכנסו ומתי? האם תכנית העבודה מוכנה?

אילו פרויקטים ניתן לבצע עם כוח האדם הקיים, איפה נצטרך עזרה מבחוץ (יועצים, קבלני משנה)?

אם יש לך תחושה שמערכות המידע אצלך צריכות ריענון – אני כאן לכל שאלה ואשמח לייעץ.

אני מקווה שחידשתי לך בגיליון הזה.

את הרבעון הקרוב אבלה בהמשך עבודה עם הלקוחות הקיימים, בהיכרות עם לקוחות חדשים,

וגם – בלאסוף עבורך את התוכן לגיליון הבא שיגיע לקראת האביב.

יש לך הזדמנות להשפיע על התוכן! מזמין אותך לכתוב לי במייל חוזר. תמיד כיף לקבל מיילים מאנשים טובים.

רגע לפני שנפרדים, אם עבר לך בראש שם של מישהי או מישהו שהיו שמחים לקבל את הניוזלטר שלי,

אפשר להעביר להם את המייל הזה ולהירשם כאן 😊

ניפגש בפוסט הבא,

ניצן

המלצות

1. קחו יום חופש. פשוט ככה, בלי שום סיבה מיוחדת, סתם כי מגיע לכם. אני לקחתי יום חופש ונפגשתי עם חבר. נסענו לחיפה ברכבת (הוא מתל אביב, אני מעפולה), ישבנו ב"מעיין הבירה", אכלנו צלעות ושתינו בירה. הרבה בירה, כי לא צריך לנהוג. אח"כ הסתובבנו בוואדי ניסנאס, אכלנו כנאפה ושתינו קפה. בין לבין דיברו על הילדים ועל העבודה, על ספורט ועל פגעי הגיל. היה כיף במיוחד.

2. הייתי בהופעה של מרינה מקסימיליאן ומאז השיר "ביחד" מתנגן בספוטיפיי שלי כל הזמן. הקול שלה זה משהו מיוחד שתמיד מעביר בי צמרמורת.

התמכרתי לסדרה "The Office". למי שלא מכיר זאת סדרה על משרד מכירות של מוצרי נייר, הבוס המטורלל והעובדים שנאלצים להתמודד עם זה. לא רק שהסדרה מצחיקה מאוד היא גם קורס באיך לא לנהל אנשים. לאחרונה הבנתי שהמרכיב הסודי של הסדרה זה שהיוצרים שלה אוהבים את כל הדמויות, גם את הפגומות ביותר, והאהבה הזאת עוברת אל הצופה.