דצמבר בעיצומו, מזג האוויר מתחיל להתקרר. לא יודע מה איתך – אצלי זו תקופה קצת משונה. מהורהרת.
האמת שזו דילמה רצינית, אם לשתף גם בצדדים הפחות "פוטוגניים" של החיים, אבל מניסיוני, כל אחד חווה תחושות דומות מדי פעם.
כשהתחלתי לעבוד על הגיליון הזה, לא הייתי בטוח שיש לי בכלל מה לספר, אבל תהליך הכתיבה עורר בי משהו ובזכותו התמלאתי כוחות מחודשים, אז עוד לא התחלנו וכבר אני רוצה להגיד לך תודה.
זה מה שמחכה לך בגיליון השביעי (וואו! שביעי!):
הגיגים על גג (זו לא שגיאת הקלדה)
עצות שמתאימות לכל תחום
מונח מעולם מערכות המידע ששווה לך להכיר
כמו תמיד - המלצות מהלב
נתחיל עם הגיגים על גג
אנחנו בתקופה של עבודות בבית. האמת שזה לא שיפוץ עיצובי, אלא תוספת לבית הקיים – גג סולארי.
החלטנו שאם כבר יש לנו בית, ומעלינו זורחת השמש, למה שלא נשתמש בשני המשאבים האלה ונפיק מהם יותר?
וכמו הרבה דברים אחרים שמתרחשים בחיי בשנתיים האחרונות, מצאתי בגג הזה מטאפורה מצוינת לחלוק איתך.
להתקין גג סולארי זו רק דוגמה אחת לעיקרון כללי, פשוט וחכם – ניצול משאב קיים.
כשאני חושב על העבודה שלי, אני מוצא בקלות דוגמאות נוספות לעיקרון הזה:
לאחד הלקוחות שלי, ישנה מערכת ניהול מסמכים שעובדת מצוין, המשתמשים מעלים אליה מסמכים ושולפים אותם בקלות. כשאותו לקוח רצה לנהל תהליכים – כמו תהליך הקמת משתמש, תהליך מתן הרשאות או תהליך פתיחת פרויקט – הצעתי לו להשתמש באותה מערכת בדיוק.
כשלקוח אחר חיפש פתרון לרישום ציוד וחלקות חקלאיות, הצעתי לו להשתמש ביכולות של ה-Salesforce, מערכת ניהול המכירות, במקום לפתח אפליקציה ייעודית לנושא הספציפי הזה.
שימוש במערכת קיימת על מנת לנהל תהליכים נוספים זה עיקרון חסכוני ויעיל, ולפעמים הוא ממש מתחת לאף שלנו, מחכה שנפסיק לחפש פתרונות יצירתיים ומתאמצים.
אולי גם בסביבת העבודה שלך יש תהליך שעדיין לא פיצחת? אני מזמין אותך לחשוב אם יש בידיך כלי שעשוי להתאים, גם אם עד כה לא השתמשו בו למטרה הזו.
ואחרי שמצאת את הכלי המתאים, יש אתגרים נוספים
לאחרונה אחד מלקוחותיי, שאני מנהל עבורו את כל תחום מערכות המידע, נדרש לבצע פרויקט מורכב – התאמת מאגרי המידע שברשותו לתקנות הגנת הפרטיות.
סינית? אסביר בקצרה: יש גוף ממשלתי שנקרא "הרשות להגנת הפרטיות" שתפקידו להגן על מידע אישי שנמצא במאגרי מידע דיגיטליים. חברות וארגונים שיש ברשותם מאגר מידע נדרשים להתאים את עצמם לחוק, וזה לא תמיד כל כך פשוט.
בעיקר כי פרויקט מהסוג הזה כולל מגוון בעלי תפקידים בחברה.
כמובן שצריך אנשי מערכות מידע לעשות את העבודה, אבל צריך גם מחלקה משפטית לבחינת ההתאמה לתקנות. חוץ מזה, חשוב להסתכל על האסטרטגיה של הארגון ולכן גם אנשי הנהלה ויחידות נוספות חייבים להיות מעורבים, בקיצור – "חגיגה".
אלא אם מתנהלים בצורה נכונה.
הנה כמה עקרונות שעוזרים לי לעבוד בשיתוף פעולה עם מחלקות נוספות בארגון, שלא מדברות את שפת מערכות המידע:
הקמת צוות עבודה משותף – לפני פרויקט שמערב מגוון מחלקות, חשוב להגדיר באופן ברור על ידי מי תיוצג כל מחלקה.
בלי אצבע מאשימה – האווירה חייבת להיות חיובית, בלי חיפוש אשמים או מאבקי כוחות. צוות העבודה פועל יחד במטרה משותפת, וחשוב שהצוות יהיה כולו מגויס באווירה טובה.
פגישות משותפות קבועות – אפשר לזרום ולהיפגש לפי הצורך, אבל מניסיוני – לכל מחלקה יש תמיד משימות אחרות בראש סדר העדיפויות. פרויקט שמשלב כמה מחלקות יעבוד טוב יותר רק אם יוגדר הזמן לעסוק בו עבור כולם יחד.
יועץ חיצוני – לפעמים עין חיצונית יכולה לעשות הבדל כל כך גדול. שווה לשקול צירוף מומחה חיצוני לתקופת הפרויקט. הזדמנות מעולה לומר שאני מציע שירות כזה, של ייעוץ וליווי למנהלי מערכות מידע. אם יש לך צורך או התלבטות בנושא אשמח לעזור.
מקום משותף לעבוד בו – ואני לא מתכוון לחדר ישיבות ממוזג, אלא למקום ממוחשב. תיקיית קבצים, מסמכים משותפים – כל כלי שיוכל לסייע לצוות לעקוב אחר ההתקדמות ולעדכן זה את זה ביעילות.
אין לי ספק שגם לך יש נקודות השקה עם מחלקות אחרות, והעצות האלה יכולות להפוך את העבודה לפשוטה ונעימה הרבה יותר, וכמובן יעילה.
ואם כבר אנחנו בענייני יעילות, הנה מונח שממש כדאי לך להכיר.
ניטור משתמשים
ברוב מערכות ה SaaS (תוכנה כשירות), הרישוי הוא על פי שימוש.
ניטור משתמשים שלא נכנסו למערכת במשך תקופה ארוכה – 30, 60 או 90 ימים, עשוי לחסוך הרבה כסף.
אם העסק, החברה או הארגון שלך נכנס לתקופת של חוסר ודאות כלכלית וקיצוצים, שלב ראשון הוא לצמצם את הבזבוז, וניטור משתמשים הוא תהליך פשוט ומהיר.
בתהליך כזה, שעשיתי אצל אחד הלקוחות, הצלחנו לסגור 49 רישיונות מתוך 307 ולחסוך מעל 40,000 ₪ בשנה.
תמיד הסוף מגיע כל כך מהר!
גם סוף השנה, דרך אגב. בקושי עיכלנו ש-2022 התחילה והופ, הינה היא נגמרת.
כמו בשנה שעברה, בתקופה הזו אני ממליץ לך להסתכל אחורה - אילו פרויקטים התחלת השנה וצריך לסיים בשנה הבאה? וקדימה – אילו פרויקטים חדשים יכנסו ומתי? האם תכנית העבודה מוכנה?
אילו פרויקטים ניתן לבצע עם כוח האדם הקיים, איפה נצטרך עזרה מבחוץ (יועצים, קבלני משנה)?
בין היתר, אני מציע שירותי בניית אסטרטגיית מערכות מידע ומפת דרכים להטמעה.
אם יש לך תחושה שמערכות המידע אצלך צריכות ריענון – אני כאן לכל שאלה ואשמח לייעץ.
את הרבעון הקרוב אבלה בהמשך עבודה עם הלקוחות הקיימים, בהיכרות עם לקוחות חדשים, וגם – בלאסוף עבורך את התוכן לגיליון הבא שיגיע לקראת האביב.
יש לך הזדמנות להשפיע על התוכן! מזמין אותך לכתוב לי במייל חוזר. תמיד כיף לקבל מיילים מאנשים טובים.
רגע לפני שנפרדים, אם עבר לך בראש שם של מישהי או מישהו שהיו שמחים לקבל את הניוזלטר שלי, אפשר להעביר להם את המייל הזה ולהירשם כאן 😊
ניפגש בגיליון הבא,
ניצן
המלצות
יין כתום כבר שתיתם? בבר היין "וינונה פוראבר" יש גם אוכל טעים מאוד וגם מבחר של יינות, ביניהם יין כתום אורגני וטעים מאוד.
לפני יותר מעשר שנים ארגון הבריאות העולמי הכריז על אלימות כלפי נשים כעל מגיפה עולמית. "המגיפה" הוא פודקאסט של "כאן" שמביא סיפורים של נשים וגברים סביב אלימות נגד נשים.
בנימה קצת יותר קלילה - על סדרת הטלוויזיה "הלוטוס הלבן", שעונתה השנייה הסתיימה עכשיו, בטח כבר שמעת. אבל אם עוד לא ראית, אז קדימה לפני שעושים לך ספוילרים.